Datatilsynet har avsluttet avvikssak mot kommunen

Datatilsynet har mottatt avviksmelding fra Malvik kommune etter en hendelse hvor kommunen publiserte personnummer og sensitive personopplysninger i saksdokumenter.

Datatilsynet tar med bakgrunn i kommunens melding om avviket dette til etterretning, og har avsluttet avvikssaken. Dette skriver Datatilsynet i et brev til Malvik kommune.

I følge avviksmeldingen ble møtedokumenter for det politiske utvalget areal og samfunnsplanlegging publisert på kommunens hjemmesider 4. januar 2017.

Som vedlegg til en av sakene var erklæring om vegrett mellom to personer. På denne erklæringen var det utfylt personnummer til begge. Avviket ble oppdaget av Malviknytt.no.

Det er også meldt inn et annet avvik til Datatilsynet i samme brev av 1 1. januar. I forbindelse med en byggesak ble det publisert opplysninger fra naboklager, hvor et par skrev om egen helsesituasjon.

Gjennomgåtte rutiner

Meldingen er sendt i samsvar med personopplysningsforskriften § 2-6. Nevnte plikt er blant annet fastsatt for å sikre at tilsynsmyndigheten:

  • holdes informert om uønskede sikkerhetshendelser av betydning,
  • kan forvisse seg om at behandlingsansvarlig har iverksatt tilstrekkelig korrigerende tiltak,
  • settes i stand til å danne seg en oversikt over spesielt utsatte bransjer, og
  • settes i stand til, ved behov, å følge opp et meldt avvik.

Utover det ovennevnte vil plikten også medvirke til at den behandlingsansvarlige på selvstendig grunnlag følger opp avviket.

I følge avviksmeldingen som Datatilsynet har mottatt har Malvik kommune gjennomført følgende tiltak for å lukke avviket:

  • Kommunens første tiltak var å fjeme dokumentene raskt fra kommunens hjemmeside.
  • Kommunen har informert de aktuelle saksbehandlere om skjerping av rutinene.
  • I alle dokumentmaler for saksfremlegg er det lagt til en tekst som minner saksbehandler om at vedlegg må dobbeltsjekkes med hensyn til personopplysninger unntatt offentlighet. Saksbehandler må aktivt ta stilling til dette.
  • WIS har lagt inn tekniske tiltak for å forhindre samme feil i ettertid

Virksomhet for areal og samfunnsplanlegging legger inn et ekstra kontroll-punkt for sjekk av dokumenter før sakene sendes over til møtesekretær for publisering.

De berørte er blitt informert om avviket av kommunens saksbehandler.